Ab 01. April 2017 kennt das Finanzamt nun ganz genau alle vorhandenen Kassen, so wie beispielsweise das Verkehrsamt weiß, wie viele Autos auf Österreichs Straßen zugelassen sind – Vereinfacht ausgedrückt benötigt jede Kasse in Österreich ein eindeutiges Kennzeichen, um am Finanzmarkt in Österreich agieren zu können.
So wie es bei Autos der Fall ist, muss jede Kasse VOR Inbetriebnahme registriert werden. Die gute Nachricht vorweg – Sie benötigen keinen Führerschein für die Kasse. Jeder darf die Kasse bedienen, ob jung oder alt, betrunken oder nüchtern. Das „Pickerl“ analog zum Fahrzeug ist bei den Kassen die Aussage des Kassenherstellers, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Sie selbst können sich nur auf diese Aussage verlassen und zum nächsten Punkt übergehen.
Nachdem Ihre Kasse der RKSV entspricht, braucht sie noch für die Verschlüsselung der Daten eine sogenannte Signatureinheit.
Ihre Aufgabe ist lediglich jene, sich die benötigte Anzahl von Signatureinheiten zu besorgen. Normalerweise benötigen Sie pro Kasse eine Signatureinheit. Zu guter Letzt ist noch für die Signatureinheit eine Signaturkarte nötig. Bezugnehmend auf den Autovergleich wäre dies der Typenschein für die Anmeldung.
Also mit Ihren Firmendaten, dem Namen der Registrierkasse (z.B.: Susi1), der Seriennummer der Signatureinheit sowie der Seriennummer der Signaturkarte können Sie im Portal von Finanzonline nun Ihre Kasse offiziell registrieren. Um die Richtigkeit der eingegebenen Daten im Portal von Finanzonline zu überprüfen, bedarf es noch eines letzten Schrittes Ihrerseits.
Als allerersten Beleg müssen Sie einen sogenannten 0er Beleg (erste Rechnung) erstellen und mit einer Smartphone App vom BMF verifizieren. Ihre Kasse ist zu keinem Zeitpunkt mit dem Internet verbunden und benötigt dies in der Regel niemals.
Mit dem Ausdruck Ihrer ersten offiziellen Rechnung müssen Sie den QR Code mit der App scannen.
Die App vom BMF wird die Daten aus dem QR Code hochladen und versuchen zu verifizieren. Um die Verifizierung und somit die Richtigkeit aller von Ihnen zuvor eingegebenen Daten überprüfen zu können, erhalten Sie im Portal bei Finanzonline eine spezielle Kennung, die nur für diese Kasse gilt und sonst bei keiner anderen funktioniert.
Nachdem die App den QR-Code erfolgreich lesen konnte, wird eine Verbindung zum Finanzamt aufgebaut und die Daten aus dem QR Code mit Ihren zuvor eingegebenen Daten verglichen.
Dieser Vorgang dauert in der Regel nur wenige Sekunden. Wenn alle Zahlen stimmen, erhalten Sie sofort ein OK in Form eines grünen OK-Zeichens. Falls sich irgendwo ein Zahlendreher eingeschlichen hätte, würde sofort ein rotes X am Smartphone Display erscheinen. Wenn alles auf Grün steht, dürfen Sie nun nach RKSV Umsätze genieren und sich selbst gratulieren.
Wenn jedoch ein rotes X am Smartphone erscheinen sollte, steht eine Vielzahl von möglichen Falscheingaben zur Auswahl. Nun heißt es Ruhe bewahren und den Tippfehler finden. Sie dürfen mindestens an fünf Stellen die Richtigkeit der Zahlen vergleichen und müssen diese erneut prüfen lassen.